Uma experiência com "não movimentados"

Escrito em: 29/03/2021

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Nem sempre deparamos com formas normais de tratar os itens excedentes ou não-movimentados. O relato abaixo foi uma forma diferenciada de enfrentar uma situação com um desses itens.

 

Uma organização, no intuito de atender uma demanda de um tipo de trabalho de limpeza específica de um dos seus produtos plásticos finais, adquiriu kits específicos para esse tratamento.

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Cada kit era composto de:

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- 1 lupa simples com estrutura de plástico;

- 1 lanterna pequena tipo chaveiro;

- 1 cartela de baterias LR44 (cartela com 4 pç.);

- 50 lixas de unha;

- 1 polidor de plástico (frasco com 236 ml.);

- 1 removedor “tira cola” (frasco com 120 ml.);

- 1 estopa branca (pacote de 0,500 kg.);

- 1 espátula plástica pequena.

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Os componentes do referido kit vinham acondicionados em uma cartela, revestida com uma lâmina de plástico rígido.

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Os materiais de estoque daquela organização eram codificados levando-se em conta uma estrutura de 7 (sete) dígitos, a saber:

 

1º dígito – grupo

2º dígito – subgrupo

3º dígito – família

4º, 5º e 6º - indicavam o item específico

7º - dígito verificador

 

Obs.: Os três primeiros dígitos constituíam uma classe de material.

 

Exemplificando, se tivéssemos um item de escritório, ou material de expediente, a sua composição seria:

 

1 - Serviços gerais (grupo)

2 – Material de escritório (subgrupo)

6 – Papelaria

085 – Papel A4 (numerador do item)

5 – Dígito verificador

 

Logo, o código 126-085.5 representaria: Papel A4 – 75 gr./m² resma com 500 fls.

 

A título de informação e curiosidade, no final deste artigo, demonstraremos o cálculo do dígito verificador para esse tipo de codificação (7 dígitos).

 

Voltando-se ao caso do kit, como havia um grupo considerado “grupo vago” (grupo 9), ou seja, para abrigar temporariamente itens que depois de melhor analisados iriam fazer parte do grupo correto, estes foram alocados no mesmo, recebendo o código:

 

900-012.3 – kit especifico para limpeza e acabamento de peças plásticas diversas. Sua “unidade de fornecimento” passou a ser: Cj. (conjunto).

 

Obs.: no caso de existirem grupos como esse (9 ou 900) corre-se um risco do mesmo ir crescendo devido à inserção de vários itens no grupo e devido à falta de condições de abrigá-los nas suas respectivas famílias. Lembro-me de uma empresa em que o grupo 900 foi totalmente preenchido, passou-se para o 901, 902 e quando se deram conta já havia o 903.

 

O valor unitário de aquisição do mesmo foi de R$ 250,00 e foram adquiridos inicialmente 50 (cinquenta) kits, totalizando R$ 12.500,00.

 

Inicialmente foram requisitados junto ao almoxarifado e distribuídos ao setor responsável por essa atividade 6 kits, ficando um saldo de 44 conjuntos.

 

Alguns meses depois foram solicitados mais 2 kits. Como não houveram novas aquisições, o preço médio de estoque se manteve em R$ 250,00 e o saldo de 42 conjuntos totalizando R$ 10.500,00.

 

Os analistas de estoque começaram a observar que o referido item tinha uma rotatividade muito baixa, apesar de constar da Classe “B” da Curva ABC, ou seja, não representava um investimento muito alto em estoque, mas com pouca movimentação. Como fazia parte da sua análise e gerenciamento, através de relatórios de “itens sem movimentação a mais de 360 dias”, observaram que os kits faziam parte do mesmo.

 

Pesquisando junto aos usuários do material, ouviram: “Tenho alguns itens como: a lupa, a espátula, a lanterna desde a primeira solicitação e se eu pedir mais um kit, esses itens duplicarão no meu setor”; “Existem no estoque, vários tipos de bateria, inclusive a LR44 e quando preciso para a lanterna, solicito apenas a quantidade necessária. Se pedir o kit, vou ter itens sobrando”; “Também existe estopa em estoque em pacotes de 1 quilo, que quando solicito dura mais tempo para ser consumida”. “Temos lixa “Grão 280” em estoque, que faz o mesmo efeito das lixas de unha”; “O valor do kit é um tanto quanto alto e poderá comprometer a dotação do meu centro de custo”. Foram essas e muitas outras alegações sobre a não solicitação dos kits.

 

Como estava se desenvolvendo um programa de saneamento de estoque na Instituição, pensou-se em incluir esse item no referido processo. No entanto, o item estava apenas sem movimentação, não apresentando nenhum grau de obsoletismo e os seus componentes eram novos, isto é, sem utilização.

 

Incluí-los em um processo de desfazimento também seria problemático, primeiramente pela justificativa da sua não utilização, da necessidade de explicar o porquê da sua aquisição, uma vez que os seus componentes não estocados poderiam ser adquiridos na forma de “compra direta” para o setor usuário e também em função da destinação que seria dada aos mesmos (incluir em leilão, doação, etc.).

 

Portanto, haveria necessidade de buscar-se uma solução para esse item praticamente sem movimentação e que pelo seu valor, um tanto quanto significativo estava gradativamente elevando os níveis do estoque.

 

Foi aí que nasceu a ideia de serem desfeitos os kits e manter cada um dos seus componentes em estoque para serem consumidos individualmente e até serem repostos, caso seus consumos assim os exigissem. Para isso os itens deveriam ser tratados individualmente, considerando-se as características de cada um e a existência de alguns deles no estoque.

 

O procedimento contábil seria: emitir-se uma requisição de material dos 42 kits, utilizando-se uma conta de débito temporária para abrigar o crédito correspondente e que seria usada como crédito por ocasião do ingresso de cada item ao estoque. Para isso o valor total da saída deveria corresponder ao rateio proporcional do valor total pelos componentes dos kits.

 

Inicialmente, através desse documento creditou-se (valor da saída) R$ 10.500,00 ao estoque. A partir daí passou-se à divisão do mesmo em partes diretamente proporcionais a cada um dos itens.

 

No caso da lupa, como não era material de estoque, houve necessidade de criar-se um código para a mesma e atribuir-se o valor de mercado de uma similar para efeito de rateio.

 

Foi abrigada no grupo de lentes, vidros diversos e similares e recebeu o código 222-004.7, com a seguinte especificação: “Lupa profissional 90 mm. LEETOOLS”, ao preço unitário de R$ 16,90 (valor de mercado) e sua unidade de fornecimento foi “peça” (pç.).

 

A lanterna foi colocada no grupo que já havia para lanternas e luminárias com a especificação de “Lanterna Chaveiro LEDLENSER K3 15 lúmens e foco ajustável” e recebeu o código 845-008.0. Foi lhe atribuído o valor de R$ 22,00 (valor de mercado). Sua unidade de fornecimento também foi “peça” (pç.).

 

Esse tipo de bateria já fazia parte do estoque, como foi dito anteriormente e abrigaria as 42 cartelas com 4 peças cada uma, no código 402-003.0 e com a especificação “Bateria eletrônica lítio LR44 1,5V ref. 5007590 DURACEL em cartelas com 4 peças”. Seu preço médio de estoque seria mantido em R$ 16,90, para efeito de entrada, para que não houvesse recálculo do seu valor unitário.

 

As lixas de unha não foram enquadradas no grupo das lixas, devido à ressalva de que não seriam repostas, uma vez que outras lixas já existentes também atendiam às necessidades do serviço. Sua unidade de fornecimento seria “peça” (pç.), sua quantidade 2100, pois cada kit oferecia 50 lixas. Sua especificação ficou sendo: “Lixa de unha mostarda POP 100 x 1 cm.” e o seu valor unitário R$ 0,843 (preço de mercado). Devido à sua utilização temporária foi colocada no grupo 9, com o código: 900-013.1.

 

O polidor de plástico e o tira cola foram enquadrados no grupo de itens de limpeza, ou seja, na família 105.

 

O polidor de plástico foi especificado como sendo:” Polidor de plásticos PLASTIC POLISH, em frascos de 236 ml.” Obteve o código: 105-005.2 e o seu valor de mercado foi R$ 115,99. Sua unidade de fornecimento “frasco” (fr.).

 

O tira cola foi especificado como sendo “Removedor tira cola ALICHEM em frasco de 120 ml.” Recebeu o código 105-007.9 e o valor atribuído foi o de mercado, de R$ 23,90.

 

Com relação à estopa branca, pensou-se inicialmente em se juntar dois pacotes de meio quilo, fazendo-se uma só embalagem, para colocá-la no código de estopa branca em pacotes de um quilo, já existente, mas posteriormente decidiu-se que esse item ganharia outo código, pois alguns requisitantes que se utilizavam da embalagem de um quilo, poderiam, em função do seu uso preferir solicitar o da embalagem menor. Logo passaríamos a ter o mesmo material com embalagens diferentes, em códigos diferentes.

 

Como já haviam dois códigos, um para estopa branca em embalagem de 1 kg. (779-010.4) e outro para estopa mesclada a granel (784-003.9), decidiu-se abrigar a nova embalagem em um código próximo daquele referente à estopa branca, ficando: 779-011.2 – Estopa branca em pacotes de 0,500 kg. Como o preço médio de estoque da embalagem de 1 Kg. era R$ 13,95, optou-se por estabelecer para a embalagem de meio quilo, o valor de aproximadamente 50% da outra, ou seja, R$7,00.

 

Finalmente a espátula plástica, devido à existência de espátulas metálicas em estoque foi abrigada no mesmo grupo, em código próximo ao já existente, ou seja. 820-007.6. – Espátula plástica lisa 6 cm. no valor unitário de R$ 4,16 (preço de mercado).

 

Com base nas decisões anteriores quanto à codificação, especificação e valoração dos itens que compunham o kit, foi dada entrada no estoque, através de documento próprio denominado “Devolução de Material” e contabilmente debitado ao estoque o valor de R$ 10.500,00 equivalente ao da saída anterior dos kits.

 

O quadro a seguir sintetiza os procedimentos adotados: