Substituição de equipamentos
Escrito em: 05/01/2021
Casos como o que vou citar têm ocorrido às vezes nas Instituições, gerando alguma dificuldade para a área patrimonial. Este nos foi trazido por um colega e o teor é o que segue:
Em 15/01/2001, registramos no acervo patrimonial de minha Instituição, a entrada de três Estufas Incubadoras, marca: FANEN, registradas no patrimônio com os números 31230, 31231 e 31232, respectivamente, mudando apenas o número de série, constando as três como itens ativos no sistema de patrimônio.
Recentemente, através de um inventário, verificou-se que uma delas foi substituída por outro equipamento similar, mas com marca e nº de série totalmente diferentes. Como devemos proceder nesse caso?
Apresentamos a seguinte proposição:
Nesse caso, em que um dos três equipamentos foi substituído por outro com marca e nº de série diferentes, embora similar, na ocasião deveria ser ter sido adotado um procedimento de baixa do substituído e entrada do que veio em substituição, inclusive fornecendo um novo número de patrimônio na sequência da época.
Isso se deve à orientação dada pelo item 7.13 da IN nº 205/88:
"Para efeito de identificação e inventário, os equipamentos e materiais permanentes receberão números sequenciais de registro patrimonial".
Esse procedimento não foi adotado na época e como entendi, apenas substituíram o equipamento fisicamente.
Contabilmente, como nada foi feito, ficamos com um equipamento novo, com valores do anterior, depreciados ou não, o que vem influenciando de forma irregular os valores patrimoniais.
Como resolver: O que deveria ter sido feito na ocasião da substituição, precisará ser feito agora.
Deverá ser montado um processo de baixa do equipamento que foi substituído, constando seus dados, seu número de patrimônio (verificar qual dos três citados é o que corresponde a esse equipamento), o seu saldo contábil/patrimonial e o motivo da baixa (substituído por outro similar).
Em função desse processo de baixa, também vai ser necessário regularizar o ingresso do novo, verificando:
- Como foi a sua aquisição? Compra, substituição por garantia, impossibilidade de recuperação do anterior?
- A documentação pertinente ao equipamento que substituiu o anterior.
- Valor do equipamento no caso da compra e forma de ingresso - Talvez seja através de incorporação extra orçamentária, caso a nota fiscal não seja de venda.
- Esse equipamento receberá um novo número de patrimônio (atual), justificando-se o ocorrido.
- O processo de ingresso do equipamento atual deverá estar atrelado ao processo de baixa do anterior.
Obs.: Caso a Instituição esteja fazendo depreciação contábil, verificar a data em que esse equipamento foi colocado em uso e fazer o cálculo da depreciação de forma retroativa à essa data.
Também, temos observado casos como esse com relação a bens de informática, quando a área de TI, no intuito de reaproveitar componentes de equipamentos como CPUs, impressoras e outros, retira peças de, por exemplo, três e cria um quarto bem. Também, de três, poderá substituir os componentes de dois deles, mantendo o terceiro com maior capacidade de operação. Em ambos os casos, a área de TI deverá informar ao Patrimônio para que sejam realizados os ajustes necessários. Registrar o quarto equipamento e baixar os três que deram origem ao mesmo ou baixar os dois, mantendo o terceiro, acrescentando no seu cadastro as referidas modificações.
Finalizando, caso situações como esta venham a ocorrer em suas Instituições, os ajustes necessários deverão ser feitos com a maior brevidade possível, para que a situação patrimonial permaneça regularizada, tanto no aspecto físico, como no contábil.
