Regularização de Bens não registrados na época da sua aquisição
Escrito em: 31/05/2023
Às vezes nos deparamos com situação como esta, ou seja, por ocasião de inventários encontramos uma grande quantidade de bens que não foram registrados no Patrimônio por ocasião da sua aquisição, embora existam documentos fiscais da mesma. As causas de não terem sido são inúmeras, que vão desde o esquecimento ou desconhecimento da necessidade de registro, até ficar aguardando uma provável implantação de um novo sistema, para posteriormente fazer os registros.
Fomos consultados, recentemente, a respeito de uma situação desse tipo, na qual bens adquiridos em 2010 e 2011 se encontram em uso sem os devidos registros patrimoniais. Nos foi enviada uma planilha com aproximadamente 80 (oitenta) itens, levantados através de suas Notas Fiscais da época. O colega nos fez o seguinte questionamento:
“Nosso sistema de patrimônio permite lançá-los com data de abril/23 e não com data anterior, da aquisição. Como procedo? Lanço agora em abril pelo valor da nota fiscal e faço uma reavaliação posterior? Ou faço uma reavaliação antes e tombamento pelo valor atual de mercado?”
Junto ao seu questionamento, nos foi enviada também a apresentação do problema detectado no local:
“Estamos com problema no nosso campus, a respeito de vários bens que foram adquiridos há anos atrás e não foram registrados e sem o devido tombamento, afetando a conciliação entre o patrimônio e a contabilidade.
Também estamos terminando o cadastro de livros nesta situação. Porém, o sistema, após a última atualização, não aceita mais o cadastro retroativo dos itens a partir de sua nota fiscal.
O ideal seria que pudéssemos realizar o cadastro com a data correta de aquisição, ou, que esta data pudesse ser alterada pela TI, após nosso cadastro.
Desse modo, gostaria que a Pró-reitora de Administração nos desse uma orientação sobre como devemos proceder para regularizar a situação desses bens”.
Li com atenção a solicitação da área para o patrimônio e a dele para mim, observando que a maior preocupação é o registro dos bens, mas não estão observando os reflexos contábeis no tocante a valores e à depreciação. Se derem entrada hoje pelo valor da época (valor das notas fiscais) o sistema de patrimônio começará a fazer a depreciação a partir de agora. No entanto, existem bens que foram adquiridos há mais de dez anos e consequentemente já estariam totalmente depreciados, não fazendo sentido iniciar esse procedimento agora.
Uma das hipóteses seria aplicar aquela determinação do SIAFI, quando do inicio do processo de depreciação às entidades regidas pela Contabilidade Pública, que seria: reavaliar o bem, estipular uma nova vida útil (vida útil remanescente) e aplicar o cálculo da depreciação a partir daí, uma vez que o bem nunca havia sido depreciado. Embora essa regra fosse para os bens lançados no Patrimônio antes de 2010 e no caso dessa entidade, nunca haviam sido registrados no patrimônio.
Então fiz alguns testes sobre itens da sua planilha e achei que a forma de ingresso mais simples seria calcular e adotar o valor residual dos itens, pois por serem de 2010 e 2011, se tivessem sido registrados na época da sua aquisição esse seria o seu saldo contábil patrimonial atual.
Para isso seria utilizada a tabela de depreciação constante das Resoluções SIAFI Macrofunção 020330.
Ex.: Purificador de água ...../ Aquisição: 18/06/2010 - Valor: R$ 350,00
Pela tabela de depreciação teríamos:
-"Aparelhos e utensílios domésticos" ou "Máquinas, Utensílios e Equipamentos Diversos"
- Vida útil: 10 anos
- Valor residual: 10%
Cálculo:
Então: 31,50 dividido por 12 = 2, 64... ao mês.
Fazendo-se a dedução mensal a partir de 30/07/2010, em 30/07/2020 terminaria a depreciação e o saldo seria R$ 35,00, ou seja, igual ao residual = 35,00.
Essa seria a primeira etapa: ver na tabela o tempo de vida útil e o % do valor residual. Acho que a maioria dos itens da planilha tem uma vida útil de 10 anos.
Não será preciso fazer os cálculos, pois observando o % do residual e o valor do bem é só o atribuir ao item:
Ex. Extintor de incêndio.....- está em "Equipamentos de Proteção, Segurança e Socorro" - valor :R $123,00 - Valor residual % = 10%, logo, o valor será de R $12,30.
Sugeri criar na planilha uma nova coluna após o valor, para o valor residual ou atual de cada item, para uma nova análise, que será:
- ver se o novo valor não está muito defasado em relação ao mercado (essa orientação também está nas Resoluções SIAFI Macrofunção 020330) e ver também se está de acordo com o estado físico do bem. Se estiver defasado poderá ser reavaliado de acordo com os critérios conhecidos.
As entradas serão por "incorporações extra orçamentárias", mas os dados originais da aquisição estarão na planilha que estará anexa ao processo de entrada que será montado para justificar esse procedimento.
Quanto aos livros que foram falados na solicitação que foi feita, o procedimento será diferente, pois, estes não teriam valor residual pela tabela oficial. Estariam zerados ou lhes teria sido atribuído um valor de R$0,01, por ser o menor valor monetário da nossa moeda.
Nesse caso talvez devam ser reavaliados, uma vez que se suas aquisições forem de 2020, 2011, 2012, também estariam totalmente depreciados. No tocante a suas avaliações deverão ser considerados alguns critérios, como: a edição do livro a ser avaliado, em comparação com o valor de mercado da edição atual; critério da similaridade em função do assunto da obra, isto é, um livro de um determinado assunto poderá ser valorado de forma comparativa com outro do mesmo assunto, embora de autor diferente; considerar a possibilidade da raridade do livro, ou do número restrito de autores sobre determinado assunto.
Mas se usarmos o método que indiquei, esses itens não poderão ser depreciados novamente, pois já tiveram o seu período de vida útil completado.
A não ser que você possa lançar pelo valor da época e ele faça a depreciação de forma retroativa o que não é muito simples, pois nem todos os sistemas estão preparados para isso, como foi o caso do colega que contatou conosco.