Programa de Auditoria a Ativo Imobilizado (1ª parte)
Escrito em: 15/03/2021
Em função dos programas que enfocaremos a seguir, é importante relembrar alguns conceitos relativos a Ativo Imobilizado e seus componentes.
Em Contabilidade, o ativo fixo ou ativo imobilizado de uma organização é formado pelo conjunto de bens e direitos necessários à manutenção das suas atividades, sendo caracterizados por apresentar-se na forma tangível.
Segundo UHL (1973, p.44) “O Ativo Imobilizado compreende toda propriedade em uma empresa, como seja: Terrenos, Edifícios, Propriedades Agrícolas, Máquinas, Instalações, Móveis, Utensílios, Veículos, Ferramentas, Desvios, Máquinas de Escritório, Instrumentos, Moldes, Matrizes, Embarcações, Motores, Silos, Geradores, Transformadores, Implementos Agrícolas, Semoventes e Obras em Andamento”.
Obs.: o vocábulo “Desvios” no texto refere-se a vias de acesso, obra temporária para acesso, estrada provisória, etc.
Lembrar também que os valores de materiais e Mão de Obra lançados inicialmente em “Obras em Andamento” deverão ser transferidos para a rubrica definitiva a que se referia a obra.
Todos esses itens são incluídos em um grupo contábil denominado “Ativo não Circulante”. Logo, “o Ativo não Circulante é um grupo contábil que inclui todos os bens de permanência duradoura, destinados ao funcionamento normal da sociedade e do seu empreendimento, assim como os direitos exercidos com essa finalidade”.
Conclui o referido autor que “O trabalho de Auditor e de todos os setores que estão ligados ao Ativo Fixo será muito mais facilitado se todos os registros forem mantidos em dia, com os lançamentos corretamente executados”.
Atualmente, entender o que é ativo imobilizado vai além de cumprir uma exigência fiscal. É importante que uma organização, seja ela privada ou governamental, tenha conhecimento sobre o domínio do seu patrimônio para determinar o tratamento contábil para os ativos imobilizados e facilitar os questionamentos de auditorias internas e independentes, bancos, exigências licitatórias, entre outros.
Programa de Auditoria a Ativo Imobilizado Tangível (Bens Móveis)
Questionário sobre Programa de Auditoria a Ativo Imobilizado Tangível (Bens Móveis)
1. Existem manuais ou documentos internos sobre a forma correta de se proceder com relação às atividades patrimoniais ligadas aos bens tangíveis móveis?
2. Além dos manuais ou normas internas, seguem-se as legislações vigentes para procedimentos específicos [Lei nº 4.320/64, IN nº 205/88, Lei nº 8.666/93, Lei nº 10.520/02, Decreto nº 5.450/05, Decreto nº 9.373/18 e suas alterações, Lei nº 9.504/97 e Orientação Normativa CNU/CGU/AGU nº 02/16 (ambas sobre doações em ano eleitoral), Decreto nº 5.940/06 (resíduos recicláveis); Lei nº 12.305/10 (Logística Reversa e Meio Ambiente), Portaria nº 385/18 (SIADS); IN nº 11/18 (Reuse.Gov)] e outras?
3. Os manuais existentes e os demais documentos são periodicamente atualizados de acordo com essas legislações?
4. Em termos comparativos é feita periodicamente a verificação dos saldos das contas contábeis patrimoniais (registros sintéticos) com os registros analíticos da área de patrimônio?
5. Com relação ao controle físico dos bens tangíveis, todos eles são identificados?
6. Caso hajam bens sem condições de serem identificados, existe alguma orientação/justificativa nos manuais de procedimento ou nas instruções internas sobre o assunto?
7. Existe algum tipo de padronização no tocante à identificação física (etiquetagem) dos bens?
8. Essa identificação ocorre concomitantemente com o registro/cadastramento do bem no patrimônio?
9. Caso contrário, os servidores/funcionários que executarão essa atividade estão devidamente orientados, evitando-se problemas futuros de identificação?
10. Caso essas etiquetas sejam enviadas para outro local junto com a respectiva documentação, para que a identificação ocorra, os responsáveis por essa atividade também estão devidamente orientados?
11. São feitos contatos posteriores confirmando a chegada das mesmas nos locais de identificação?
12. As etiquetas utilizadas para identificar os bens são adquiridas ou geradas pelo sistema informatizado?
13. Ou o sistema informatizado gera apenas a numeração sequencial?
14. No caso do sistema gerar também a etiqueta, existe a possibilidade de as mesmas serem reimpressas para substituição de extraviadas/danificadas com a numeração original?
15. São também empregadas outras formas de identificação como: gravação, carimbos, etc.?
16. São tomados os devidos cuidados com relação a bens móveis que porventura forem enviados para reparo, manutenção, revisão, no tocante à possibilidade de extravio/danificação da plaqueta?
17. No caso de alienações/desfazimentos futuros as plaquetas são retiradas dos bens?
18. Após a retirada do bem de uso ou baixado, o número de tombamento é reutilizado?
19. Os dados cadastrais dos bens retirados de uso ou baixados são mantidos no cadastro para efeito de futuras consultas?
20. No Manual de Procedimentos Patrimoniais da Instituição constam estas e outras orientações a respeito da identificação dos bens?
21. O cadastramento dos bens patrimoniais se dá através de sistema informatizado?
22. Caso contrário, existem fichas, planilhas, listagens com os dados dos mesmos?
23. Existe a possibilidade de que os dados cadastrais dos bens possam ser alterados no sistema patrimonial?
24. Caso exista essa possibilidade, a área de patrimônio faz as alterações quando necessárias?
25. O sistema de patrimônio permite outros tipos de entrada além daquela referente a itens adquiridos por compra?
26. A emissão de Termos de Responsabilidade se dá através do sistema informatizado?
27. Em caso positivo, esse documento é gerado automaticamente após o registro de entrada do bem no patrimônio?
28. Caso não seja emitido através do sistema, existem formulários próprios?
29. As transferências de responsabilidade de um setor para outro ou de um usuário para outro, também são realizadas através do sistema?
30. Caso não sejam realizadas através do sistema, existem formulários próprios?
31. As transferências de responsabilidade, independente da forma (informatizada ou manual), são autorizadas pelo patrimônio?
32. Os bens patrimoniais somente serão distribuídos à unidade requisitante, quando se efetivar a respectiva carga, através da emissão do respectivo termo, de acordo com o Item 7.11, da IN nº205/88 ou poderão ocorrer exceções?
33. A área de patrimônio mantém ambos os tipos de termos de responsabilidade atualizados, à medida que as movimentações ocorrem?
34. Caso contrário, somente os atualiza por ocasião dos inventários ou ainda por solicitação dos usuários?
35. No tocante às devoluções dos bens ao patrimônio pelos usuários, estas são devidamente documentadas?
36. Ocorrem casos em que o usuário abandona os bens inservíveis nas dependências da Instituição sem comunicar ao patrimônio?
37. Os servidores do patrimônio verificam esse tipo de ocorrência, tomando as providências cabíveis?
38. A área de patrimônio promove a redistribuição de bens devolvidos/recolhidos, que estejam em bom estado de conservação, ofertando-os a outras áreas?
39. Caso esse procedimento ocorra, os resultados têm sido satisfatórios?
40. Existem procedimentos internos relacionados à caução ou cautela de bens para uso temporário por determinados órgãos?
41. Utiliza-se a figura da “relação-carga” para controle de itens de baixo valor econômico?
42. A área de patrimônio realiza inventários patrimoniais?
43. Esses inventários se restringem aos de final do ano ou são realizados outros em função de circunstâncias especiais (inicial, de transferência de responsabilidade, de extinção ou transformação de uma área ou de um órgão ou eventuais)?
44. São constituídas comissões para realização dos inventários anuais?
45. Na constituição dessas comissões é considerado o item 1.4 do Acórdão TCU nº 2.310/07?
46. Para o caso de inventários rotativos é considerado o item 8.3, da IN nº 205/88?
47. Também são adotados inventários patrimoniais por amostragem, de acordo com o item 8.3.1 da IN nº 205/88?
48. As amostras são selecionadas por tipo de bem/valor dos mesmos?
49. Ou aleatoriamente?
50. A documentação pendente de registro/baixa é considerada para efeito de conciliação físico/contábil?
51. Durante os inventários é observada a possibilidade da existência de bens de terceiros junto aos demais itens em uso?
52. Ao término do inventário são feitas as devidas conciliações e emitidos relatórios constando as possíveis divergências encontradas?
53. O sistema informatizado proporciona a realização de ajustes por sobra ou por falta?
54. Caso contrário é emitida documentação pertinente para que sejam processados os devidos ajustes?
55. Com base no relatório conclusivo do inventário, são apuradas as responsabilidades sobre as possíveis divergências encontradas?
56. Durante a realização dos inventários é observada a existência de itens inservíveis (ociosos, recuperáveis, antieconômicos ou irrecuperáveis) nas dependências visitadas?
57. Nos relatórios de inventário são aplicados indicadores para demonstração das divergências encontradas (a maior ou a menor)?
58. Com relação à apuração das divergências existe algum tipo de medida punitiva (sindicância, TCA ou TAC?
59. De acordo com as legislações vigentes são deflagrados periodicamente processos de alienação de materiais e bens?
60. São constituídas Comissões de Avaliação e Alienação de Bens de acordo com o Art.10º do Decreto nº 9.373/18?
61. Existe análise da modalidade mais viável de desfazimento?
62. Nos processos de doação são observadas as determinações constantes das legislações vigentes?
63. Têm sido observadas as restrições referentes a doações em ano eleitoral?
64. Todos os processos de desfazimento são devidamente documentados?
65. Esses processos ficam disponíveis para consultas das áreas envolvidas e das prováveis auditorias?
66. Em processos de alienação que necessitam de atualização de valor (avaliação ou reavaliação) esse procedimento é realizado pela comissão?
67. Na composição dessa comissão participam servidores/funcionários da área de patrimônio?
68. Há casos em que a avaliação ou a reavaliação é feita por terceiros?
69. Em caso positivo, essas entidades ou técnicos emitem laudo correspondente para ser anexado ao processo?
70. Em casos de avaliação ou reavaliação, bens recebidos em doação têm seus valores atualizados para efeito de registro no patrimônio?
71. A Instituição possui um local próprio (depósito) para a guarda dos bens inservíveis até a realização do seu desfazimento?
72. Esse local é mantido de forma organizada, permitindo facilidade de acesso aos materiais/bens ali armazenados?
73. Anteriormente aos processos de alienação poderá ocorrer a prática da “canibalização”?
74. O sistema informatizado de patrimônio demonstra o “status” dos bens (em uso, recolhidos, em processo de alienação, leiloados, doados, etc.)?
75. As baixas dos bens alienados ocorrem no mesmo exercício?
76. As baixas são devidamente autorizadas ou a autorização para deflagração do processo de alienação/desfazimento já é considerada para a etapa final do processo?
77. Existe documentação de baixa (termo de baixa, autorização de baixa)?
78. As baixas são comunicadas automaticamente à Contabilidade (de forma manual, por relatório ou através de sistema informatizado integrado)?
79. Poderão ocorrer casos em que os bens foram alienados, as baixas já ocorreram e os termos de responsabilidade ainda não foram atualizados?
80. Existem na instituição “bens de terceiros”?
81. Caso tenha havido necessidade da utilização dos mesmos, seu ingresso foi devidamente autorizado?
82. O ingresso dos mesmos foi devidamente documentado (Termo de Cessão, Contrato de Comodato, Contrato de Locação, Convênios, “Leasing”)?
83. A área de patrimônio exerce algum tipo de controle sobre os mesmos?
84. O sistema informatizado em uso, permite o registro dos mesmos?
85. Já ocorreram casos em que esses bens foram identificados (etiquetados ou emplaquetados) indevidamente por ocasião de inventários?
86. Costuma haver renovação dos termos ou contratos desses itens após a vigência dos mesmos?
87. Há casos em que esses bens, após a vigência dos termos ou contratos, passam em definitivo para a instituição?
88. No caso de bens provenientes de convênio, encontrados ou encaminhados ao patrimônio após o término do mesmo, estes são incorporados ao acervo patrimonial?
89. Nessa mesma linha de raciocínio, bens encontrados através de inventários, sem constarem do registro patrimonial, são incorporados ao patrimônio, após esgotadas todas as possibilidades de descobrir-se a sua procedência?
90. No caso de bens provenientes de convênio encontrados ou encaminhados ao patrimônio após o encerramento dos mesmos, mas sem condições de uso (obsoletos, antieconômicos, irrecuperáveis), necessitam de serem registrados no patrimônio para depois serem alienados?
91. Ou existe algum tipo de entendimento, parecer da Comissão de Avaliação e Alienação de Bens, da Autoridade Competente, no sentido de que os mesmos possam fazer parte de processos de alienação sem serem antes registrados no patrimônio?
92. Existem bens da instituição em poder de terceiros?
93. Nesse caso os mesmos são inventariados?
94. Existem na Instituição “bens de particulares”?
95. A utilização dos mesmos é devidamente permitida e autorizada?
96. Os proprietários desses bens assinam algum documento se responsabilizando pelos mesmos?
97. Há casos em que esses bens são doados posteriormente à Instituição?
98. Os bens próprios da Instituição são segurados?
99. No caso de veículos é feito somente o seguro obrigatório?
100. As atividades ligadas a seguros (controle das apólices, renovações, acompanhamento de sinistros, etc.) são executados pelo patrimônio?
101. Os bens que porventura venham a sofrer ação de sinistros (incêndios, enchentes, deslizamento de terra, etc.) e que estejam segurados, são baixados de imediato ou aguardam a conclusão do processo?
102. No caso de ressarcimento de bens provenientes de decisões de processos administrativos, sindicâncias, TCA, TAC, os bens roubados/furtados/extraviados/danificados são baixados do patrimônio e o ressarcido recebe outro número de registro?
103. A área de patrimônio informa os valores dos bens a serem segurados?
104. Ou é feita uma estimativa geral dos valores a serem segurados?
105. A área de patrimônio, em termos de seguro, faz algum tipo de acompanhamento dos chamados “salvados”?
106. Os bens patrimoniais têm a redução gradativa do seu valor contábil ao longo do tempo (depreciação)?
107. O método utilizado é o da depreciação linear com quotas constantes?
108. A sua Instituição se utiliza do método linear com quotas constantes sem valor residual?
109. Ou a sua Instituição se utiliza do método linear com quotas constantes com valor residual?
110. Todos os bens tangíveis são depreciáveis?
111. Existem na sua planta bens patrimoniais tangíveis não depreciáveis?
112. Se a sua organização segue a contabilidade comercial a tabela de depreciação utilizada é a da Receita Federal?
113. Se a sua organização segue a contabilidade pública, a tabela de depreciação utilizada é a da Secretaria do Tesouro Nacional (Resolução SIAFI Macrofunção 020330), ou suas adequações feitas pelas Secretarias de Fazenda dos Estados?
114. No caso acima se o item a ser depreciado não constar do elenco de contas da tabela oficial para a administração pública direta, autárquica ou fundacional, poderá ser usada a tabela da Secretaria da Receita Federal?
115. Se for utilizada a tabela da Secretaria da Receita Federal, da qual não consta o percentual do valor residual, deverá ser feita a utilização da “taxa anual de depreciação” para a obtenção do referido valor?
116. Após essas considerações, o critério legal para os cálculos da depreciação se restringe somente ao uso das tabelas?
117. Se a contabilidade for a comercial, está sendo seguida a orientação de que a depreciação somente será iniciada quando o bem for posto em utilização (Lei nº 4.506/64)?
118. No caso da Contabilidade Pública, estão sendo observadas as orientações contidas nas Resoluções SIAFI Macrofunção 020330?
119. Na implantação da depreciação contábil, para os órgãos que seguem a Contabilidade Pública, havia inicialmente uma data de corte que seria 2010. Através dessa determinação, os itens adquiridos antes de 2010 deveriam ser primeiramente reavaliados para depois serem depreciados. Esta determinação foi ou está sendo seguida?
120. Após esses procedimentos que incluem também a definição de uma vida útil remanescente para os bens reavaliados para efeito do cálculo da depreciação, ao atingir o seu valor residual a depreciação cessa?
121. Esse saldo poderá ser novamente reavaliado?
122. No caso dos bens patrimoniais que estão sendo depreciados, se forem retirados de uso e destinados a um futuro processo de alienação, o cálculo de depreciação continua?
123. Existe alguma orientação especial para o cálculo da depreciação sobre bens usados, recebidos em doação?
124. A sua biblioteca é para uso exclusivo da instituição, ou é pública?
125. Livros e demais materiais bibliográficos de bibliotecas, ou de uso específico de determinadas áreas, com vida útil superior a dois anos, são considerados materiais permanentes na sua Instituição?
126. Existem também livros enquadrados como materiais de consumo?
127. Existem no patrimônio da instituição armas em uso ou desativadas, devido a atual vigilância ser terceirizada?
128. No caso de existirem, o processo de desfazimento segue as legislações vigentes com relação a esses itens?
129. Caso a sua Instituição se enquadre em um dos itens constantes do item 3.3.3 – Prazos, da Portaria STN nº 548/15, estão sendo observados os prazos relativos à obrigatoriedade da adoção dos procedimentos contábeis?
130. Em termos de materiais/bens a Instituição já se enquadrou ou está se enquadrando nos moldes da Portaria nº 385, de 28 de novembro de 2018, sobre a adoção do SIADS – Sistema Integrado de Gestão Patrimonial?
131. Da mesma forma a Instituição tem se utilizado da ferramenta informatizada de disponibilização de bens móveis inservíveis para alienação – Reuse.Gov?