Manutenção em Bens Patrimoniais Móveis

Escrito em: 01/01/2022

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Geralmente esses procedimentos não são da área de patrimônio, mas poderão refletir na nossa atividade de várias formas. O ideal é que todo tipo de manutenção ou reparo em bens da Instituição, independente do órgão que executa ou gerencia essa atividade, seja de conhecimento da área patrimonial, devido às consequências futuras que poderão trazer para o controle dos bens.

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Um caso clássico é aquele em que, por razões diversas, o revestimento dos assentos e encostos das cadeiras foram substituídos por cores diferentes das originais. Caso isso ocorra, o Setor de Patrimônio deverá ser informado, para fazer a devida alteração no cadastro do bem, com vistas a sua atualização e também, com relação a futuros procedimentos como: atualizações dos termos de responsabilidade, novas transferências, inventários e até processos de desfazimento desses itens.

 

Se essa atividade envolver o usuário (detentor ou responsável pelo bem) e o encarregado pela manutenção, um deles ou ambos deverão fazer essa comunicação.

 

Quando essa comunicação não ocorre, torna-se comum que, em um inventário físico patrimonial, encontremos móveis quebrados, faltando partes, recolhidos ou amontoados em depósitos, sendo que nos nossos controles esses itens constam como “em uso”.

 

Quando um item não apresenta condições de ser reparado, é possível que sejam retiradas partes aproveitáveis dos mesmos para utilização em outros. Esse procedimento, que é conhecido como “canibalização”, ocorre com frequência e tem sua utilidade no sentido de recuperação de bens similares, muitas vezes visando à economicidade do processo. No entanto, reforçamos o lembrete de que é de suma importância que se comunique ao patrimônio, para que as alterações sejam devidamente atualizadas.

 

Atualmente, o Decreto nº 9.373/18 e suas alterações não expõe claramente esse procedimento, mas o antigo Decreto nº 99.658/90 em seu artigo 16, previa essa possibilidade: “Verificada a impossibilidade ou a inconveniência da alienação de material classificado como irrecuperável, a autoridade competente determinará sua descarga patrimonial e sua inutilização ou abandono, após a retirada das partes economicamente aproveitáveis, porventura existentes, que serão incorporadas ao patrimônio”.

 

Embora esse Decreto tenha sido revogado, o procedimento de retirar partes aproveitáveis de bens para a utilização em outros similares continua sendo uma prática bem vista pelos gestores. Aliás, muito antes desse Decreto, essa medida já era adotada, trazendo vários benefícios às Instituições.

 

Temos observado nas áreas de TI, reaproveitamentos de partes de equipamentos, como CPU, peças de impressoras, etc., muitas vezes dando origem a um novo equipamento, o que também, tecnicamente, está correto.

 

No entanto, continuamos insistindo para que essas informações cheguem até a área de Patrimônio. Se de duas CPUs foi criada uma terceira, o patrimônio deverá baixar as duas que deixaram de existir e registrar a nova, inclusive lhe atribuindo valor. Caso isso não ocorra, essa poderá ser uma das causas de diferenças de inventário a menor (as duas anteriores ainda constam dos registros patrimoniais, mas não existem mais fisicamente).

 

Com relação a manutenções terceirizadas, também há que se informar ao patrimônio o destino dos bens a o provável prazo de devolução, pois são dados importantes para a área, uma vez que os mesmos temporariamente se encontram fora da Instituição. Já ocorreram casos de bens serem enviados para conserto em outros estados e por falta de controle não se soube mais da procedência dos mesmos ou voltaram e foram para outras áreas ou até nunca mais voltaram. Pelas suas localizações não estarem atualizadas, sem dúvida alguma, teremos problemas por ocasião dos inventários físicos.

 

O que me levou a tecer esses comentários foi um questionamento recente feito por uma colega da área de patrimônio, de um Instituto Federal de Ensino, sobre um determinado móvel passível de recuperação.

 

Em uma determinada ocasião, servidores e alunos se utilizaram de uma mesa para uma festividade específica e em função do seu uso, parte do tampo ficou manchada e queimada. No entanto, a referida mesa continuou sendo usada para colocação de objetos sobre a mesma, o que encobria as manchas. Recentemente decidiu-se que a mesa voltaria para o seu lugar de origem e seria utilizada como mesa de trabalho. Fomos então questionados sobre como fazer.

 

Pensou-se em mandar consertar e cobrar dos servidores e dos alunos, mas alguns destes alunos não estavam mais lá, pois já tinham concluído o curso. Alguns dos servidores também não. Ficou então a dúvida: consertar e não responsabilizar ninguém; consertar e incorporar o valor do conserto à mesa; não consertar; colocar o móvel em um processo de desfazimento; tirar o tampo e reaproveitar os pés, etc.

 

Analisando o caso, concluímos que: responsabilizar alguém pelo dano parcial da mesa depois de muito tempo seria difícil; descartar o móvel também não estaria correto, pois o mesmo estava em boas condições de uso, inclusive deveria retornar ao seu local de origem; consertar na própria Instituição ou mandar para conserto em outro local, seria o mais viável, mas não incorporar o valor do conserto à mesma, pois esse se cobrado, seria uma despesa de manutenção. No entanto, acrescentar no cadastro do bem o ocorrido (o tampo foi consertado ou substituído), até porque a vida útil desse bem estaria sendo prolongada.

 

E se houverem novos casos semelhantes, que haja também a participação da área de patrimônio e que todo esse processo seja devidamente documentado para evitar problemas posteriores. Poder-se-á até fazer uso de um documento denominado “Cautela’, correspondente a empréstimo interno de bens, conforme exemplo abaixo: