Desfazimento de Bens Inservíveis provenientes de convênios
Escrito em: 19/02/2021
Embora saibamos da importância dos convênios para o fomento das pesquisas junto aos diversos tipos de Instituições da Administração Pública Direta e Indireta, temos nos deparado com alguns tipos de problemas pós-convênio provenientes da devolução ou até abandono dos equipamentos utilizados nos referidos trabalhos.
Normalmente os convênios são direcionados aos pesquisadores que recebem os recursos e adquirem os materiais/bens necessários ao desenvolvimento das suas pesquisas. Sobre isso existem cláusulas especiais ou anexos ao convênio com as devidas orientações.
É importante para a área de patrimônio o conhecimento desses fatos pois, futuramente, esses bens deverão ser incorporados ao patrimônio da Instituição.
Alguns convênios preveem que o pesquisador, após o término do trabalho, faça a doação desses bens, o que nem sempre ocorre, ficando a solução do problema para a área de patrimônio, ao encontrar os bens na Instituição, sem procedência.
Outros problemas decorrentes de convênios poderão estar ligados a não devolução dos bens pelo pesquisador à sua Instituição. Esse fato pode ter ocorrido em função de que os mesmos tenham sido danificados ou até extraviados durante a execução do trabalho.
Também temos observado que existe um risco de alguns bens que fazem parte de convênios, serem identificados indevidamente como próprios, por falta de informação ao patrimônio.
Isso nem sempre ocorre, uma vez que alguns órgãos concedentes, ao repassarem os bens provenientes do convênio, fazem a identificação física dos mesmos (etiquetas), passando a terem também um controle sobre os mesmos durante a sua vigência. É o caso do CNPq, que identifica os bens que farão parte dos seus convênios.
Como os materiais e bens provenientes de convênios são considerados temporariamente como bens de terceiros, é importante que haja um canal de comunicação entre o Órgão responsável pela gestão do convênio e a área de patrimônio, para que o controle desses bens tenha o acompanhamento desde o seu ingresso na instituição até a sua regularização, que será a incorporação definitiva ao patrimônio.
No entanto, o que nos leva a tecer estes comentários, é uma situação que está se tornando comum ao término dos convênios. Trata-se do estado físico e muitas vezes do grau de obsolescência dos itens devolvidos ou recolhidos após o encerramento dos trabalhos de pesquisa.
Muitos desses itens se encontram, segundo as legislações vigentes, inservíveis para a Instituição. Às vezes, sem condições de uso (irrecuperáveis), às vezes antieconômicos (alto custo de recuperação, obsoletos e até ociosos).
A partir daí, as áreas de patrimônio se deparam com uma situação complexa: dar entrada no patrimônio, para depois inserirem esses itens em seus processos de desfazimento.
Observamos que essa objetividade se dá muitas vezes devido a cláusulas do convênio que orientam esse registro patrimonial dos referidos itens. No entanto os autores da redação do convênio partem do pressuposto que os itens estariam em perfeitas condições de uso e que teriam utilização na Instituição, o que nem sempre ocorre.
Algumas áreas jurídicas recomendam que esse procedimento seja feito por força do convênio.
Olhando pelo lado das atividades patrimoniais, esse procedimento irá gerar custos; perda de tempo, em detrimento de outras atividades que poderiam estar sendo realizadas; excesso de procedimentos extras com justificativas e autorizações para a futura baixa desses itens do patrimônio e posterior colocação dos mesmos em processos de desfazimento.
Em meados do ano passado fomos questionados por uma empresa aqui do Estado em função de um caso semelhante. Todos os itens disponibilizados após o término do convênio eram inservíveis. Alguns com necessidade de reparos, outros obsoletos e sem nenhum tipo de aplicação na Instituição e até materiais de consumo, representados por pen drives, por exemplo, que na época eram “materiais permanentes”.
Fizemos uma exposição de motivos relacionando os itens, cada grupo com sua justificativa de não utilização; com pareceres técnicos de inservibilidade emitidos pelas áreas, que no passado se utilizariam dos mesmos; com os possíveis custos de processamento estimados para o ingresso dos mesmos no sistema patrimonial e das suas posteriores baixas; expondo também a estimativa de tempo gasto pela Comissão de Avaliação e Alienação de Bens e solicitamos que o referido documento tramitasse pela Auditoria Interna, Jurídica e demais áreas ligadas a processos licitatórios/de desfazimento.
Felizmente a sugestão foi aceita e evitou-se assim que os itens inservíveis fossem registrados no patrimônio, para futuramente serem baixados e fazerem parte de processo de desfazimento.
Sobre a destinação dos mesmos, a Comissão de Avaliação e Alienação de Bens classificou-os e então, definiu-se a forma de desfazimento - Alguns foram doados, outros colocados em lotes de leilão e partes de alguns deles destinados à sucata.
Sugerimos, então, que essa medida possa ser tomada futuramente, em casos semelhantes, evitando-se custos e retrabalhos desnecessários.
No entanto, se os itens provenientes de convênios tiverem utilização, ou até, já estejam sendo usados, justifica-se o seu ingresso no patrimônio.