Consultoria em Administração de Material e Patrimônio – Geral ou Específica em: Almoxarifado (Arranjo Físico, Movimentação, Reposição e Controle de Estoque, Inventários Físicos) e Patrimônio (Atividades Principais da Área, Inventários Físicos, Alienações).
Casos de Consultoria:
- Reestruturação de uma Divisão de Planejamento e Controle de Estoque:
Ainda na época do Sistema TELEBRÁS fomos a uma empresa reformular à Divisão de Planejamento e Controle de Estoques. Observamos que não havia uma divisão racional de trabalho o que gerava vários problemas no tocante à reposição de estoque e à forma de atendimento pelo Almoxarifado.
Inicialmente, separamos a atividade de controle de estoque da de catalogação, que fazia parte da mesma Divisão e que se encarregava da especificação dos materiais.
No tocante ao Planejamento e Controle de Estoque, os materiais foram divididos em 4 (quatro) grupos e distribuídos por quatro analistas de estoque: Material de Rede, Componentes Eletrônicos, Manutenção e Ferramentas e Impressos e Material de Expediente. Estes, com base nos dados históricos dos seus itens faziam as solicitações de reposição e analisavam também o atendimento dos mesmos.
Havia também a atividade de apoio, que dentre as suas tarefas, registrava as entradas e saídas no sistema informatizado da época.
A análise dos relatórios mensais de estoque ficaria a cargo da Gerência da Divisão.
Este trabalho serviu de base para reestruturar a área de outras empresas para receberem o novo sistema que seria implantado futuramente em nível nacional.
- Montagem de processos de desfazimento
Em uma Instituição Federal de Ensino haviam dois depósitos repletos de bens inservíveis, muitos deles representados por partes de bens e também sucatas e a sua maioria representada por itens totalmente obsoletos.
Combinamos que nos dias em que lá estaríamos, seriam montados processos de desfazimento com vistas à destinação dos mesmos. Baseando-se no então vigente Decreto nº 99.658/90, definimos o que seria doado, leiloado e até descartado, com vistas a desocupar o espaço físico, inclusive reduzindo o custo de ocupação dos depósitos.
Foram montados vários processos, inclusive o de doação de um veículo VW Kombi, que já havia sido destinado à Prefeitura Municipal mas que, por falta de aprovação, estava parado. Após as devidas aprovações e formalização dos processos, em torno de dois meses, os depósitos ficaram vazios.
Sugeriu-se também que, no máximo, de seis em seis meses, fossem montados novos processos de desfazimento, evitando o acúmulo de materiais inservíveis.
- Almoxarifado de uma Secretaria de Estado
Participamos do trabalho em uma Secretaria de Estado que abrigava dois armazéns para abrigar seu almoxarifado, bem como seu depósito de patrimônio.
A primeira atitude foi definir que em um dos depósitos, haveria uma divisória nos fundos, isolando a parte de estocagem, que ocuparia a maior parte de ambos, para os itens do patrimônio.
Essa divisória teria uma porta cujo acesso somente seria permitido ao pessoal do patrimônio. Lá estariam itens novos a serem distribuídos e também, itens recolhidos, mesmo que temporariamente, devido à sua inservibilidade.
Com relação ao almoxarifado, foi levado em consideração o aproveitamento do espaço vertical, inclusive o uso de dois mezaninos para a colocação de itens volumosos, mais leves, como: papel toalha e papel higiênico. Também foi observada a resistência do piso para os itens mais pesados, em estantes ou paletizados (7t/m²).
Foram também observados os espaços de recebimento e distribuição devidamente distanciados para evitar problemas dos itens que estavam chegando com os que estavam saindo, como ocorria no antigo local.
- Manual de Procedimentos Patrimoniais
Após ter tido a incumbência de escrever um Manual de Procedimentos Patrimoniais para uma Prefeitura Municipal de uma localidade do Estado de Santa Catarina, visitei, primeiramente, todas as áreas da mesma, as Escolas e os Postos de Saúde daquele município.
Foi muito importante ter conhecido antes os locais, as rotinas, inclusive relacionando alguns procedimentos que deveriam ser feitos de acordo com as Legislações vigentes.
O referido manual serve de base para que outros sejam escritos, adaptando-os à realidade de cada Instituição.
O manual citado encontra-se inserido no nosso livro Gestão Patrimonial, 5ª edição, 2016.
- Empreiteira de Serviços de Telecomunicações
Certa ocasião fui convidado para montar um almoxarifado de uma empreiteira que deveria prestar serviços de telecomunicações após a privatização das “teles”.
Dimensionamos os estoques da mesma com os itens de instalação e manutenção do sistema e demais materiais auxiliares. Montamos as áreas de estocagem e definimos as unidades necessárias para abrigar os estoques (estantes, paletes, porta paletes, etc.).
Durante esse período uma situação exigiu de nós uma atenção especial. Como estava sendo trazido de uma das empresas do grupo um sistema informatizado para o processamento dos documentos de entradas e saídas do almoxarifado, adotamos paralelamente o uso de “fichas de prateleira”. Algumas pessoas achavam que esse controle estava “fora de moda”. No entanto, o emprego das mesmas foi a nossa salvação em alguns casos para proceder à reposição de estoque.
Ocorre que o referido sistema informatizado não recalculava o nível de reposição ou ponto de pedido em função das saídas (consumo). Embora ele aparecesse na tela do sistema, mantinha-se inalterado, o que poderia prejudicar a reposição: ou seria reposto menos do que o necessário, gerando faltas, ou o oposto ocasionando excesso e consequentemente um mau investimento em estoque.
Percebendo este fato, recorremos ao recálculo em função dos dados das fichas de prateleira no tocante às saídas. Deu um certo trabalho mas a gestão de estoques não sofreu solução de continuidade.
- Criação de depósito de inservíveis
Em um órgão público vários espaços nobres estavam ocupados por itens inservíveis. Havia móveis nos corredores; partes de condicionadores de ar nos estacionamentos; até no Almoxarifado que não é para essa finalidade haviam partes de bens inservíveis.
Após um levantamento da situação obteve-se a autorização para locar temporariamente um galpão próximo para abrigar por 6 (seis) meses esses itens, com o compromisso de que durante esse período seriam deflagrados os processos de desfazimento.
Houve uma seleção dos itens em função do seu estado físico e do seu enquadramento em diversas formas de desfazimento, inclusive aventando-se a possibilidade de recuperação de alguns deles.
Aproveitando-se o espaço físico e as definições da destinação dos inservíveis foi feito um “lay out” que propiciasse uma boa movimentação interna dos itens.
