Comissões ligadas às atividades patrimoniais
Escrito em: 04/04/2021
Recentemente fui consultado por uma colega que, fazendo parte de uma Comissão para atualizar um Decreto Municipal do Patrimônio da sua localidade, incluiu no mesmo, alguns tipos de Comissões, para efeito de padronizar algumas das atividades da Gestão Patrimonial. Segundo ela, estariam sendo mencionadas no referido documento as seguintes Comissões:
- Comissão de Inventário
- Comissão de Recebimento, Pericia e Aceitação
- Comissão de Alienação
- Comissão de Desfazimento ou Baixa
- Comissão de Avaliação.
Foi questionado pela Coordenação como seria a sua composição e quais seriam as atribuições das mesmas.
Após analisar as perguntas feitas, teci os seguintes comentários acerca de cada uma delas:
- Comissão de Inventário
Na minha maneira de ver, seria criada uma Comissão de Inventário que pudesse realizar tanto o Inventário Patrimonial como o Inventário de Almoxarifado. Logo, essa Comissão seria composta de Servidores de ambas as áreas.
Geralmente as Legislações falam em, no mínimo, 3 (três) três servidores, mas a Comissão poderá ter mais de três, dependendo da proporção, da localização e da quantidade dos itens a serem inventariados.
Também é importante que na Portaria da designação dos participantes conste que “a Comissão poderá se assessorar de servidores das áreas específicas a serem inventariadas para esclarecer qualquer tipo de dúvida no tocante aos itens a serem contados fisicamente”.
A antiga, mas vigente, Instrução Normativa nº 205/88, no seu item 8.4, assim se expressa no tocante à realização de inventários: “Os inventários físicos de cunho gerencial, no âmbito do SISG, deverão ser efetuados por Comissão designada pelo Diretor do Departamento de Administração ou unidade equivalente, ressalvados aqueles de prestação de contas, que deverão se subordinar às normas do Sistema de Controle Interno”.
Alguns comentários a respeito dessa redação:
- não considerar o antigo SISG – Sistema Integrado de Serviços Gerais que era específico da União;
- o Diretor do Departamento de Administração (termo usado na época) poderá ser a autoridade competente do órgão, para fazer a designação;
- os inventários de prestação de contas citados seriam aqueles anuais com base nos saldos de 31/12, que ás vezes são orientados pelas auditorias ou controles internos.
Embora eu discorde, pois acho que os profissionais das áreas de patrimônio e de almoxarifado participando dessas comissões têm muito a contribuir, seria interessante que fosse verificada a aplicação do item 1.4 do Acórdão nº 2.310/07, do TCU: “Em atendimento ao princípio da segregação de função, abstenha-se de designar servidores que tenham como suas atribuições normais a responsabilidade sobre o patrimônio para comporem comissões de inventário”.
Com isso, as Comissões de Inventário seriam compostas por pessoas alheias à atividade, o que prejudicaria o andamento do trabalho e ocuparia de forma paralela os servidores da área. A maioria dos órgãos que conheço não seguem a determinação do Acórdão citado ou por pertencerem à esfera estadual ou municipal, não estão sujeitos a ele.
Obs.: Normalmente as Comissões de Inventário são constituídas para a realização dos inventários anuais, pois os demais tipos de inventário (inicial, de transferência de responsabilidade, de extinção ou transformação de um órgão, eventual, rotativo) são realizados pela própria equipe da área de patrimônio ou de almoxarifado.
- Comissão de Recebimento, Pericia e Aceitação
Antes de falar sobre essa Comissão, é importante lembrar o conceito de “perícia”. Perícia é a análise técnica de uma situação, fato ou estado, redigida por um especialista numa determinada disciplina - o perito.
Então, entende-se que neste caso o termo é aplicado na análise técnica, no sentido da aceitação de um material/bem quando do seu recebimento.
Essa Comissão poderá ser constituída em situações específicas, pois normalmente os recebimentos de materiais/bens ocorrem nos almoxarifados ou no patrimônio, sendo que às vezes os responsáveis pelos bens (áreas solicitantes) são requisitados para opinar quanto à sua aceitação.
Embora a Lei nº 8.666/93 esteja em vias de ser revogada pelo Projeto de Lei nº 4.523/20, que está tramitando no Senado, mas que poderá ser adotada ainda por dois anos, vamos citá-la no tocante ao recebimento.
Recebimento provisório é aquele em que o material é recebido pelo almoxarifado ou por outro órgão, sendo passível do pronunciamento do setor especializado ou de Comissão Especial pelo recebimento definitivo.
Com relação a Comissões Especiais, observar o parágrafo 8, do Art.15, da Lei nº 8.666/93, sobre a constituição das mesmas para limites superiores ao previsto pelo Art. 23 da mesma Legislação, relativo ao valor de Dispensa de Licitação.
Obs.: Lembrando que atualmente o valor da dispensa é de R$ 17.600,00.
(Pelo novo PL passará a R$ 50.000,00).
Com relação ao recebimento provisório, observar também a Alínea “a”, do Inciso II, do Art. 73, da Lei nº 8.666/93: “provisoriamente, para efeito de posterior verificação da conformidade do material com a especificação”.
O Inciso I do Art.74, da referida legislação dispensa o recebimento provisório de itens como: gêneros perecíveis e alimentação preparada.
Enquanto o recebimento definitivo (aceite) é aguardado, o material não deverá ser movimentado parcial ou totalmente; o fornecedor também deverá ser informado desse procedimento, caso essa cláusula não tenha constado do edital de aquisição.
Recebimento definitivo (aceite) é a operação segundo a qual se declara na documentação fiscal que o material recebido satisfaz as exigências quanto às especificações, quantidades, etc. É o atestado de recebimento do material dado pelo almoxarife ou por técnico especializado ou ainda, por Comissão Especial, em função da complexidade do item.
Com relação ao recebimento definitivo, observar a Alínea “b”, do Inciso II, do Art. 73, da Lei nº 8.666/93: “definitivamente, após a verificação da qualidade e quantidade do material e consequente aceitação”.
Alguns textos legais utilizam a expressão “recebimento”, para o recebimento provisório e “aceitação” para o recebimento definitivo.
Também poderão aparecer os termos conferência e exame qualitativo. O primeiro se refere a itens passíveis apenas de uma inspeção visual ou de uma contagem física. O segundo, para itens mais complexos, sendo que o trabalho será realizado nos moldes do já citado recebimento definitivo.
Obs.: Lembrar que no tocante a recebimentos feitos pelo almoxarifado, é possível que nos mesmos haja uma atividade de “triagem” que trata do recebimento de materiais/bens devolvidos ou retirados de uso.
- Comissão de Alienação, Comissão de Desfazimento ou Baixa e Comissão de Avaliação
Quanto a estas três Comissões, estou tomando a liberdade de juntá-las em uma só, visto que as suas atribuições estão intimamente relacionadas, ficando assim:
- Comissão de Avaliação, Alienação, Desfazimento e Baixa de Bens
Quando estava vigente o Decreto nº 99.658/90, o seu Artigo 19, tinha a seguinte redação:
“As avaliações, classificação e formação de lotes, previstas neste Decreto, bem assim os demais procedimentos que integram o processo de alienação de material, serão efetuados por Comissão Especial, instituída pela autoridade competente e composta de, no mínimo, três servidores integrantes do órgão ou entidade interessados”.
O Decreto atual, nº 9.373/18 em seu Artigo 10º de forma mais simplificada apresenta a seguinte redação:
“As classificações e avaliações de bens serão efetuadas por comissão especial instituída pela autoridade competente e composta por três servidores do órgão ou da entidade, no mínimo”.
Observando-se o teor de ambas as redações e vivenciando as atribuições de uma Comissão constituída para essa finalidade podemos dizer que ela classificará os materiais/bens de acordo com o Art. 3º, do Decreto nº 9.373/18 (em ocioso, recuperável, antieconômico e irrecuperável); fará as avaliações dos itens quando necessário for; montará os processos de alienação ou desfazimento, definindo a destinação a ser dada aos itens inservíveis (observando as alterações do Decreto nº 9.373/18, no tocante a quem poderá receber as doações, através dos Decretos nº 9.813/19 e 10.340/20); comunicará ao patrimônio e à área contábil a necessidade de que seja efetuada a baixa dos referidos itens e juntará toda a documentação no respectivo processo.
Daí a minha sugestão de que haja uma única comissão que executará todos os passos de um processo de desfazimento, desde o recebimento dos inservíveis até à sua baixa patrimonial/contábil.
Após o envio dessas informações, a colega solicitou mais alguns esclarecimentos que transcrevo a seguir, com as respectivas respostas:
1) O processo é aberto pela Comissão de Alienação e Desfazimento?
Normalmente não. Veja a sequência:
- Desativação/transferência de categoria/recolhimento ou devolução dos bens (Usuário/Patrimônio);
- Emissão de relação dos bens e envio para a área responsável/Comissão (Patrimônio);
- Verificação do estado físico dos bens e da situação contábil dos mesmos (Comissão);
- Verificação se os bens já fizeram parte de processos de alienação anteriores e as causas da sua não arrematação, ou rejeição em doação (Comissão);
- Verificação da destinação dada aos bens inservíveis, de acordo com as legislações vigentes (leilão, doação, transferência externa, sucata. inutilização ou abandono ou até remanejamento, no caso de "ociosos") (Comissão);
- Avaliação dos bens/composição dos lotes (Comissão) - se for leilão:
- Encaminhamento do processo para aprovação (Comissão/Patrimônio);
- Execução da destinação (Comissão/Patrimônio/Área de Material);
- Se for Leilão o processo será enviado para a CPL- Comissão Permanente de Licitação (Área responsável pelo processo, geralmente o patrimônio), e
- Baixa patrimonial/Contábil (Patrimônio/Contabilidade).
2) O Setor de Patrimônio é responsável somente pela baixa dos bens no sistema eletrônico e encaminhar o processo para a Contabilidade?
- Além da baixa, ver na resposta anterior, toda a participação do Patrimônio durante o processo.
3) A Comissão emitirá um Parecer Técnico de Inservibilidade justificando o desfazimento e a forma escolhida para o desfazimento?
- Esse parecer deverá acompanhar o bem devolvido. Caso não acompanhe, a Comissão deverá solicitá-lo ao usuário/responsável pelo mesmo.
Ex.: devolução de condicionadores de ar - área responsável pela manutenção dos mesmos.
Caso seja um bem de uso comum, a Comissão poderá dar esse parecer, mas o ideal é que venha do usuário, e a Comissão irá acatá-lo ou não.
Esse parecer ou laudo servirá de base para a Comissão decidir a forma do desfazimento.
Concluindo, além dessas Comissões que serão incluídas no referido Decreto, também poderão ser constituídas outras de caráter específico, como “Comissão de Sindicância”, para o caso de desaparecimento de materiais/bens; “Comissão para Avaliação de Imóvel a ser Adquirido”, que necessita de membros especializados como: Responsável pelo Patrimônio Imobiliário, um Advogado e um Engenheiro Civil, devidos às especificidades de um processo dessa natureza; etc.
A título de informação, está sendo inserido um modelo de Portaria, constituindo a “Comissão Especial de Avaliação e Alienação de materiais/bens, de acordo com o artigo 10º do Decreto 9.373/18 e suas alterações”.
Papel timbrado da Instituição
PORTARIA nº ...........
(Autoridade competente/Órgão), no uso das suas atribuições estatutárias e legais e com a finalidade de dar cumprimento aos termos do artigo 10º do Decreto nº 9.373/18, de 11 de maio de 2018 e suas alterações,
RESOLVE:
Constituir a presente Comissão Especial formada pelos Servidores/Funcionários:
- .......................................................
- .......................................................
-........................................................
para, sob a coordenação do primeiro, proceder às classificações, avaliações e demais procedimentos que integram o processo de desfazimento de materiais/bens da Instituição.
Dê-se ciência, registre-se e cumpra-se.
Local, ..... de .................... de 20xx.
Nome .....................................................
Cargo/Função ..........................................