Bens Patrimoniais Imóveis

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Dentro do vasto universo dos bens patrimoniais, uma categoria importantíssima, mas que nem sempre está sob o gerenciamento da área do patrimônio, é a dos bens imóveis. Dentro das nossas Instituições, às vezes são administrados por uma área de engenharia, outras por uma secretaria técnica, e em alguns casos até por alguma assessoria. Nada em contrário quanto a sua adequação em relação à estrutura organizacional de cada Instituição. No entanto, como a área de administração ou gestão patrimonial de uma organização é o órgão que gerencia os bens desde a sua incorporação ao patrimônio até à baixa dos mesmos, seria mais coerente que esses itens também fossem gerenciados pelos profissionais da área do patrimônio.

 

Como eles se apresentam com características diferenciadas, tanto físicas como documentais, algumas Instituições, devido à grande quantidade de imóveis de sua propriedade, subdividem as atividades patrimoniais em: gerenciamento de bens móveis e gerenciamento de bens imóveis. Uma ocasião tive a oportunidade de visitar na Secretaria de Administração do Estado de Santa Catarina, o Departamento de Patrimônio e ali verifiquei essa subdivisão.

 

No entanto, uma boa parte das nossas Instituições, por não possuírem uma quantidade significativa de imóveis, mantém no seu cadastro patrimonial esses itens para serem gerenciados pelo setor do patrimônio, juntamente com os bens móveis.

 

De acordo com o Novo Código Civil, em seu artigo 79 da Seção I (Dos bens imóveis), Capítulo I (Dos bens considerados em si mesmos), Título Único (Das diferentes classes de bens), “são bens imóveis o solo e tudo quanto se lhe incorporar natural ou artificialmente”. 

 

Os artigos seguintes do referido código, também fazem alusão aos imóveis:

 

“Art.80. Consideram-se imóveis para os efeitos legais:

I – os direitos reais sobre imóveis e as ações que os asseguram;

II – o direito à sucessão aberta”.

 

“Art.81. Não perdem o caráter de imóveis:

I – as edificações que, separadas do solo, mas conservando sua unidade, forem removidas para outro local;

II – os materiais provisoriamente separados de um prédio para nele se empregarem”.

 

Alguns autores nos lembram que, além dos terrenos e das edificações, fazem parte do inventário de várias entidades públicas alguns outros tipos de imóveis. Segundo KOHAMA, Heilio, em seu livro “Balanços Públicos”, os tipos de imóveis seriam: terras (glebas de terras, cultivadas ou não, terrenos rurais ou urbanos, margens de rios, terras devolutas, terrenos de marinha, terrenos acrescidos e outros), edificações, fazendas, linhas férreas, portos e aeroportos.

 

O Código de Contabilidade Pública (Decreto nº 15.783/22) em seu art. 808, além de definir inicialmente os imóveis com base nos já citados artigos do Código Civil, complementa: “...... São ainda considerados como imóveis para efeito da organização dos inventários, os museus, as pinacotecas, as bibliotecas, os observatórios, os laboratórios, os estabelecimentos industriais e agrícolas, com seus respectivos aparelhos e instrumentos, as estradas de ferro, conjuntamente com o material rodante, necessário ao serviço, os quartéis, as fortalezas desarmadas, as fábricas de pólvora, de artefatos de guerra, os arsenais, e demais bens de igual natureza do domínio privado da União”.

 

No entanto, em ambos os casos, devemos atentar para a redação “para efeito da organização dos inventários”, pois em vários dos exemplos citados, o conjunto de bens móveis constantes da planta desses imóveis são lançados separadamente no patrimônio, em suas respectivas contas.

 

Alguns sistemas informatizados de patrimônio possuem um módulo específico para o cadastramento e o acompanhamento desses itens.

 

A grande diferença está na documentação, pois no caso dos bens móveis, após os registros através de notas fiscais de aquisição dos bens, termos de doação, ou outro documento hábil, passa-se a ter o controle através dos dados cadastrais para dar continuidade aos procedimentos normais de gerenciamento dos bens.

 

Já no caso dos imóveis, o conjunto de documentos hábeis é muito maior, tais como: certidões, registros em cartório, quaisquer outros documentos relativos à proveniência de domínio, alvarás, plantas, bem como as informações relativas às benfeitorias que porventura tenham ocorrido no imóvel. Isso requer arquivos paralelos aos registros nos sistemas, bem como a constante atualização dos mesmos.

 

Em se tratando do termo “benfeitorias” é importante tecer um comentário sobre o mesmo, relacionado com “instalações”, embora em alguns planos de contas esses vocábulos se confundam em termos de lançamentos contábeis.

 

Costuma-se conceituar “benfeitorias” como sendo uma obra útil ou necessária, realizada no imóvel ou terreno com uma determinada finalidade. Nesse caso, os valores correspondentes às mesmas deverão ser incorporados ao valor do imóvel.

 

Com relação a esses valores torna-se importante que o setor de patrimônio imobiliário, independente da estrutura da organização e do fluxo de informações da mesma, seja informado pela área responsável pelas obras (geralmente engenharia) ou pela área contábil, daquilo que deverá ser incorporado ao valor original do mesmo.

 

Já as “instalações” representam os materiais utilizados na composição de prédios, salas e ambientes, tais como: divisórias, lustres, carpetes, cortinas, condicionadores de ar, etc. Esses itens deverão ser registrados no patrimônio individualmente, não devendo ter seus valores incorporados ao valor do imóvel. A própria legislação através da Portaria n° 448, anexo IV, considera o item “peças não incorporáveis a imóveis”, representado por: biombos, carpetes – primeira instalação, cortinas, divisórias removíveis, estrados, persianas, tapetes, grades e afins, como itens a serem registrados separadamente dos imóveis no patrimônio.

 

Sobre esse assunto o Manual da Despesa Nacional no seu item 9.1.1 – Material Permanente x Material de Consumo complementa com:

 

- Classificação de peças não Incorporáveis a Imóveis (despesas com materiais empregados em imóveis e que possam ser removidos ou recuperados, tais como: biombos, cortinas, divisórias removíveis, estrados, persianas, tapetes e afins). A despesa com aquisição de peças não incorporáveis a imóveis deve ser classificada observando os critérios acima expostos (Durabilidade, Fragilidade, Perecibilidade, Incorporabilidade, Transformabilidade e Finalidade). Geralmente os itens elencados acima são considerados material permanente, mas não precisam ser tombados.

 

Segundo aqueles que atuam na área de patrimônio imobiliário, a maior dificuldade na gestão desses bens é a questão da falta da documentação pertinente aos mesmos, sua procedência, sua regularização, etc. Muitos imóveis, principalmente na área governamental, são provenientes de antigas doações ou cessões feitas pelos antigos proprietários, de forma verbal, não havendo nenhum tipo de documentação.  

 

As pesquisas feitas em cartórios, prefeituras municipais, ou em outros órgãos, nem sempre dão resultado, pois não constam dos mesmos os dados básicos desses bens. Solicitação de “vintenárias” ou de “cadeias dominiais” (pesquisas anteriores há vinte anos), também em muitos dos casos, não conseguem obter junto aos cartórios de registro de imóveis as informações necessárias.

 

Há quem diga que esses problemas remontam à época da divisão do Brasil em Capitanias Hereditárias, quando apenas alguns donatários vieram tomar posse dos seus imóveis, outros não se interessaram, apenas algumas capitanias prosperaram (São Vicente e Pernambuco). Paralelamente a esse fato, também as bandeiras, que nas suas incursões mata adentro, desrespeitando o limite estabelecido pelo Tratado de Tordesilhas, foram se apossando de terras, fundando vilas, povoados, sem que houvesse documentação alguma relativa aos mesmos.

 

Atualmente, a Secretaria do Patrimônio Imobiliário da União tem se esforçado no sentido de cadastrar e regularizar imóveis da União, mas tem também se deparado com inúmeras dificuldades quanto à procedência dos mesmos.

 

Em nível federal foi idealizado um Sistema Informatizado para cadastramento e reavaliação dos valores dos bens da União, o SPIU net – Sistema de Gerenciamento do Patrimônio Imobiliário de Uso Especial da União que, segundo os seus usuários, tem sofrido revisões e atualizações no sentido de manter em dia as informações sobre esses bens. No entanto, quando não se sabe a procedência do imóvel, o mesmo não poderá ser cadastrado nesse sistema.

 

Já com relação a estados e municípios, alguns possuem seu cadastramento próprio, mas as dificuldades são as mesmas. 

 

Para identificar um imóvel que não possua registro junto a um cartório, precisamos informar as dimensões do mesmo e as propriedades com as quais ele faz limites, informando também os nomes dos respectivos proprietários. Desta forma, o cartório irá verificar se tem como saber a quem pertence o imóvel que está sendo pesquisado.

 

Caso seja identificado o proprietário ou seus herdeiros, precisaremos fazer contato com os mesmos, no sentido de obter um termo de doação para podermos regularizar a situação do referido imóvel.

 

Caso não seja identificado o proprietário e haja comprovação da utilização do imóvel pelo órgão por período compatível com o contemplado por lei, para efeito da usucapião, poderá ser formalizado um processo e a mesma ser requerida (ver artigos de 1.238 a 1.244, do Novo Código Civil). No caso de ser despachado favoravelmente, será gerada a documentação e então poderá ser efetuado o devido registro no cadastro patrimonial da instituição.

 

Uma vez sanados esses problemas, o controle patrimonial desses itens torna-se idêntico aos demais bens, lembrando-se apenas das diferenças de manter-se um arquivo atualizado da documentação e, também, as informações quanto aos valores das respectivas benfeitorias realizadas nos imóveis.

 

Em outra oportunidade, ao encerrarmos um artigo sobre inventário patrimonial, apresentamos uma relação de perguntas a serem formuladas por uma auditoria sobre a situação de imóveis de propriedade dos órgãos por ela fiscalizados.

 

Agora vamos nos reportar a apenas duas delas, em função do efeito que esses questionamentos poderão trazer ao nosso trabalho:

 

- verificar se o valor dos mesmos (bens imóveis), constante do seu registro cadastral, corresponde ao valor lançado pela contabilidade no imobilizado;

 

- verificar qual a providência que está sendo tomada com relação aos imóveis sem documentação ou com documentação incompleta;

 

No primeiro caso, uma checagem entre os saldos contábeis e o saldo dos registros da área de patrimônio, apontando divergências a maior nos registros contábeis, poderá sugerir uma revisão no fluxo de informações internas, exigindo das áreas que contratam ou executam obras cujas benfeitorias e seus respectivos valores devam ser incorporados aos imóveis, que repassem esses dados à área de patrimônio.

 

No segundo caso, esse questionamento e, consequentemente, uma recomendação estabelecendo um prazo para essa regularização, poderá nos ser bastante útil, pois possivelmente, ela nos dará o respaldo de uma autoridade imediatamente superior a quem o referido relatório da auditoria tenha sido também encaminhado.

 

No entanto, apesar dos dois exemplos citados, observarmos que ainda necessitamos de apoio das outras áreas e principalmente dos nossos dirigentes e superiores para a perfeita execução das nossas tarefas ligadas à atividade patrimonial. Temos sentido melhoras significativas no tocante à conscientização dos demais setores, o que nos coloca gradativamente em melhores posições no ranking das atividades organizacionais.

 

Complementando o assunto, cabe ressaltar que algumas instituições, para manterem um controle mais efetivo sobre os imóveis, bem como, repassar a responsabilidade administrativa sobre os mesmos a um servidor, costumam adotar um termo de responsabilidade a exemplo do que se adota para os bens móveis. Esse termo, contendo todos os dados relativos ao imóvel, geralmente recebe a denominação de “Termo de Responsabilidade Administrativa sobre Imóvel”.