Diferença entre “bens não emplaquetáveis” e “bens não controláveis”
Tenho recebido alguns questionamentos sobre esse assunto e, portanto, vamos discorrer sobre essa diferença. Algumas pessoas consideram que ambas as expressões se referem a não controlar os bens patrimoniais. No entanto, o fato de não emplaquetarem seus bens devido a algum tipo de dificuldade, não significa que os mesmos não sejam passíveis de controle.
Em consonância com os princípios da racionalidade e economicidade previstas na Constituição Federal e no item 3.1.1. da Instrução Normativa 142/83 do antigo DASP, o controle patrimonial sobre bens permanentes deve ser compatibilizado com o custo do bem, já que seria inconcebível gastar mais para guardar ou controlar um bem do que para adquirir outro em seu lugar. Tendo em vista estes princípios, o emplaquetamento de bens cujas características físicas ou funcionais exigem um controle menos individualizado deve ser flexibilizado, sem, contudo, resultar num controle menos eficaz.
As Instruções Normativas 142/83 DASP e 205/88 SEDAP preveem que este controle pode ser realizado através da simples relação do bem (relação-carga) e da assinatura do Termo de Responsabilidade (exigência da IN nº 205/88).
Em outras palavras, o controle patrimonial sobre estes bens deve ser feito a partir de sua quantidade e localização e não da aferição das plaquetas ou etiquetas patrimoniais neles afixadas. No sistema de controle patrimonial, o bem continua a ser identificado pelo seu número patrimonial, e as operações de tombamento, transferência, movimentações e baixa deverão ser feitos normalmente. Apenas seu controle físico será feito através do seu quantitativo e localização.
O responsável pelo controle patrimonial deverá avaliar a necessidade da fixação da plaqueta no bem considerando o exposto acima. Com relação a esse assunto, no Manual de Patrimônio da Divisão de Material da UFMG/DSG, são citados alguns critérios para auxiliar na identificação dos bens, que achei muito pertinentes. Esses critérios estão relacionados a seguir:
Pela dimensão: bens de pequeno porte que não comportam a fixação da plaqueta. Exemplo: alguns tipos de câmera fotográfica digital, instrumentos cirúrgicos e odontológicos.
Pela funcionalidade: bem cuja função é conter ou transportar produtos líquidos ou gasosos, em que a reposição pressupõe a substituição do bem. Exemplos: extintor de incêndio, botijão de gás.
Pela mobilidade: bens cuja utilização exija constante movimentação e assim torne o controle por plaqueta muito oneroso. Exemplos: carteira de estudante, cadeiras fixas sem braço.
Obs.: Para esses itens citados tenho algumas restrições, pois nem sempre o quantitativo é mantido nos locais e aí a necessidade de serem constantemente inventariados e muitas das vezes separados pelo seu estado físico (destinados a conserto/alienação).
Pelo valor artístico ou histórico: bens de valor artístico ou histórico imensurável que possam ser danificados pela pura afixação da plaqueta. Exemplos: quadros ou objetos de arte.
Pela dificuldade de acesso: bens cuja localização (instalação) torne impraticável seu controle através de plaqueta de patrimônio. Exemplos: antena parabólica, aquecedor solar, bombas submersas, etc.
Apesar dessas considerações, sempre que possível, deverá prevalecer o bom senso e as decisões de cada Instituição sobre a identificação ou não dos seus bens.
Com relação a bens controlados por "relação-carga", que é uma lista dos mesmos constando onde e com quem estão, geralmente eles não são lançados inicialmente no patrimônio e não receberão numeração.
Alguns itens como aqueles de pequeno valor econômico (ver item 7.11 da IN nº 205/88), ou como o caso de pen-drive (enquadrado no Critério de Fragilidade - vide Manual da Despesa Nacional, anexo à Portaria Conjunta STN/SOF nº 03/08) que deverá ser adquirido na classificação de material de consumo, na natureza da despesa 339030.
No caso daqueles em que os custos de controle são mais altos do que o valor do bem, poderão ser enquadrados como materiais de consumo, pois de acordo com o Artigo 7º da Portaria STN nº 448/02: “Para a classificação das despesas de pequeno vulto, deverá ser utilizada a conta cuja função seja mais adequada ao bem ou serviço”, tais como: telefones comuns, teclados, luminárias de emergência, e outros.
A relação-carga poderá ser representada por uma lista, ou por uma planilha contendo os materiais com suas respectivas quantidades, localizações ou servidores que os utilizem, a data de entrega, podendo ou não conter o valor dos mesmos.
A seguir um exemplo simplificado:
Para efeito destes comentários, o patrimônio deve ser entendido como o conjunto de bens móveis, imóveis, semoventes, intangíveis, também denominados, materiais permanentes ou componentes do Ativo Não Circulante.
A Instrução Normativa 205/88 da SEDAP define material como: “... designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independente de qualquer fator, bem como aquele oriundo de demolição ou desmontagem, aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis”.
Obs.: Embora esse documento cite “organizações federais”, os conceitos aqui abordados se aplicam a todos os órgãos públicos, tanto da Administração Direta, como da Indireta e também a Entidades Privadas.
O Artigo 3º do Decreto nº 99.658, de 30 de outubro de 1990, com uma redação muito semelhante a anterior, também define material como sendo: “designação genérica de equipamentos, componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais, independente de qualquer fator”.
A Lei n.º 4.320, art. 15, § 2º, de 17 de março de 1964 define como material permanente aquele com duração superior a dois anos.
O Art. 3° da Portaria n° 448, de 13/09/2002, da Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda, define a adoção de cinco condições excludentes para a identificação do material permanente, sendo classificado como material de consumo aquele que se enquadrar em um ou mais itens dos que se seguem:
I - Durabilidade - quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
II - Fragilidade – material cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III - Perecibilidade – material sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso;
IV - Incorporabilidade - quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal;
V - Transformabilidade - quando adquirido para fim de transformação.
De acordo com o Manual da Despesa Nacional, expedido através da Portaria Conjunta STN/SOF nº 03/08, houve a inclusão de um sexto parâmetro excludente que é o da:
VI – Finalidade – quando o material for adquirido para consumo imediato ou para distribuição gratuita. Nesse caso a classificação da despesa a ser utilizada deverá ser: 3.3.90.32.00.
Nota: o exemplo mais comum neste caso é a aquisição de cadeiras de roda para atendimento a programas sociais municipais, quando as mesmas serão doadas a pessoas necessitadas.
Com relação à citada Portaria é importante observar o conteúdo dos seus Anexos I e IV onde estão relacionados os “materiais de consumo” e os “equipamentos e materiais permanentes”, respectivamente.
Outros parâmetros empregados são aqueles relacionados ao valor dos bens, dentro de parâmetros pré-estabelecidos ou constantes de Instrumentos Legais.
No Estado de São Paulo, através da Instrução CGE-1/97 - item 3: “Considere-se bem de natureza permanente, devendo ser incorporado ao patrimônio do Estado, todo bem de duração provável superior a dois anos, cujo valor seja igual ou superior a 45 UFESP, tomando-se por base o valor vigente no primeiro dia de cada mês”.
Obs.: Embora a recomendação seja o emprego desse valor com base no primeiro dia do mês, observamos que esses valores têm sido anuais.
Em 2015 esse valor correspondia a R$ 21,25 e para 2016 o valor era de R$ 23,55 e neste ano de 2017 passou para R$ 25,07.
Logo, teremos:
45 UFESP X R$ 25,07 = R$ 1.128,15.
No entanto, através do item 4 da referida Instrução:
“Os bens cujo valor de aquisição esteja abaixo de 45 UFESP, mas cuja durabilidade e/ou utilidade justifiquem seu controle, poderão ser considerados como bens de natureza permanente e, portanto, incorporados ao patrimônio do Estado”.
Outras estabelecem, por exemplo, meio salário mínimo.
Os órgãos da Administração Indireta, como: Empresas Públicas e Sociedades de Economia Mista, que seguem a Contabilidade Comercial, já possuíam um parâmetro pré-estabelecido pela Receita Federal. Trata-se do Decreto nº 3.000/99 que no seu artigo 301, define: “bens cujo custo de aquisição não seja superior a R$ 326,62, ainda que o prazo de vida útil seja superior a um ano”, não precisam ser registrados no ativo imobilizado para posterior depreciação, podendo ser lançados diretamente como custo ou despesa operacional (resultado de exercício).
Sobre esse assunto é importante observar que, a partir de 01/01/2015, esse limite foi alterado para R$ 1.200,00, através do Art.15 do caput do Decreto-lei nº 1.598/77 (UC 24/08/2015):
Art. 15. O custo de aquisição de bens do ativo não circulante imobilizado e intangível não poderá ser deduzido como despesa operacional, salvo se o bem adquirido tiver valor unitário não superior a R$ 1.200,00 (mil e duzentos reais) ou prazo de vida útil não superior a 1 (um) ano. (Redação dada pela Lei nº 12.973, de 2014 – UC 24/08/2015).
Nesse caso, o custo do controle do bem e sua consequente depreciação serão maiores que os benefícios da depreciação dos mesmos. As normas tributárias autorizam lançar diretamente como despesa operacional essas aquisições.
Sua conta contábil será: “Bens de consumo rápido deduzido como despesa” e seu embasamento legal será: Art.15 do caput do Decreto-lei nº 1.598/77 (UC 24/08/2015); Art. 2º e 119 da Lei nº 12.973/14 (UC 24/08/2015) e Art.301 do Decreto nº 3.000/99 – RIR/99 (UC 24/08/2015).
No entanto, mesmo que haja esses parâmetros, há casos em que deve prevalecer o bom senso na hora de classificar os bens, como já foi citado no item 4 da Instrução CGE-1/97, do Estado de São Paulo.
Como exemplo: cadeiras fixas com assentos e encostos estofados custam em média R$ 100,00. Porém, pela sua durabilidade, pela sua utilização e, ainda, pela necessidade de controle dentro das Instituições, deverão ser classificadas como material permanente, tendo seu respectivo controle patrimonial.
Nessa linha de raciocínio ainda existe a figura dos “Materiais de Consumo de Uso Duradouro”, ou de duração estimada, que são aqueles que, apesar de normalmente serem considerados como materiais de consumo, necessitam ser controlados como permanentes devido a sua maior durabilidade (superior a dois anos), quantidade utilizada ou valor monetário relevante.
Obs.: O fato da necessidade de serem controlados como permanentes, não significa que receberão número de tombamento, ou de registro patrimonial. Normalmente constam de uma “relação-carga”, já citada anteriormente.
Ex.: grampeador, perfurador, tesoura, alguns ferramentais, etc. (que são em muitos órgãos considerados “materiais de consumo de uso duradouro” e não simplesmente “materiais de consumo”).
Concluindo, podemos dizer que os bens, mesmo não sendo emplaquetados, pelas razões apresentadas, farão parte do patrimônio e os não controláveis não farão parte do mesmo, independente de estarem sujeitos a algum tipo de controle.
