Avaliação de materiais/bens à distância
Escrito em: 24/05/2021
Aparentemente esse procedimento nos parece estranho, uma vez que fisicamente teríamos uma noção mais completa do estado do bem, sua capacidade de utilização e até prevermos, se for o caso, uma nova vida útil remanescente para os mesmos.
No entanto, vários fatores alheios à nossa vontade poderiam impedir a visita aos mesmos, como por exemplo: escassez de recursos para o deslocamento até onde eles se encontram, dificuldade para viajar devido à atividade por nós exercida e atualmente, em função da pandemia.
Fui recentemente questionado por um colega de uma autarquia federal, sediada no interior do Estado de São Paulo, que me apresentou as dificuldades acima elencadas, perguntando-me se eu já havia visto algum caso de avaliação de materiais/bens à distância.
A situação apresentada pelo colega se referia a bens como: computadores, impressoras, equipamentos para videoconferência e outros, que já estavam nos locais em função de programas educacionais à distância, mediante Termo de Cessão Temporária. Esses locais, chamados polos educacionais, eram escolas estaduais ou municipais, onde diversos programas atendiam uma boa parte dos alunos daquela rede de ensino.
Com o encerramento dessa atividade, a direção da autarquia decidiu passar em definitivo os equipamentos para os polos, para que eles utilizassem os bens nas atividades educativas de seus respectivos municípios.
Como a área de patrimônio foi consultada sobre essa possibilidade, esta orientou a direção no sentido de que, de acordo com o Artigo 10º do Decreto nº 9.373/18, fosse criada uma Comissão de Avaliação para verificação dos referidos bens com vistas a ser iniciado um processo de desfazimento dos mesmos.
A título de informação, estamos transcrevendo o teor do referido artigo: “As classificações e avaliações dos bens serão efetuadas por comissão especial, instituída por autoridade competente e composta por três servidores do órgão ou da entidade, no mínimo”.
Foi então que a referida Comissão apresentou as dificuldades acima elencadas para se deslocar até os municípios onde se encontravam os citados equipamentos. Daí o questionamento se as referidas avaliações não poderiam ser feitas através de fotografias. Com base nas mesmas a Comissão analisaria seu estado físico e através de informações dos servidores da localidade, no tocante ao funcionamento dos equipamentos, optaria pela referida doação ou pelo recolhimento dos mesmos, caso fossem considerados inservíveis (antieconômicos ou irrecuperáveis).
Com relação a já ter visto algo semelhante, respondi a ele que sim, pois uma empresa aqui do Estado, ligada à Secretaria da Agricultura, já havia adotado esse procedimento pelas mesmas razões de deslocamento e seus custos.
A Comissão de Alienação e Avaliação de Bens daquela entidade criou um modelo em que as áreas que detinham a posse dos bens inservíveis preencheriam, com os dados dos mesmos e anexariam fotos de vários ângulos da peça, principalmente se estivesse faltando alguma parte ou esta estivesse danificada. Não se esquecendo de fotografar também a plaqueta com o número do bem.
Por meio do documento e das fotos a Comissão, se fosse o caso, avaliava cada item e os classificava, de acordo com a legislação (ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável) e montava o processo de desfazimento.
Se fosse o caso de reaproveitamento por outro setor, ou no caso de leilões, posteriormente os bens seriam enviados para a sede. Caso contrário, como por exemplo, se fosse uma doação para outro órgão ou entidade beneficente ou filantrópica da região, não viria para a sede e quando da emissão do termo de doação seria entregue no respectivo local.
No caso do órgão Estadual citado anteriormente, essa experiência deu muito certo. Em caso de dúvida seriam feitos outros contatos com os responsáveis pelos bens nos seus respectivos locais e posteriormente emitido o parecer e tomada a decisão sobre a destinação, pela Comissão.
Sugeri então, que para essa autarquia, poderia ser adotado o mesmo procedimento, sendo que toda essa documentação ficaria anexada ao processo, ressaltando que o parecer final deveria ser da Comissão, com base nas informações recebidas.
Sugeri também, que além das fotos fossem enviados os dados referentes a cada bem ou equipamento, com base nas informações dos seus usuários ou de servidores da entidade, caso estivessem nos locais dos polos de ensino, ou próximos deles.
Como se tratavam de bens em poder de terceiros, a autarquia possuía nos seus registros patrimoniais contábeis os valores dos referidos bens, que poderiam ou não ser informados futuramente no Termo de Doação.
A seguir, um modelo básico desenvolvido para a coleta das informações, que poderá ser adaptado às necessidades de cada Instituição.
